4 lời khuyên giúp doanh nghiệp đón đầu xu hướng #WorkFromHome hậu Covid từ chuyên gia của ELSA Speak, Ruby Nguyễn

HỢP TÁC CÙNG

#WorkFromHome dự báo sẽ trở thành xu hướng làm việc trong tương lai kể cả khi đại dịch qua đi, bởi hàng loạt ưu điểm: sự tiện lợi, tự do thoải mái, chủ động trong công việc, tiết kiệm tài chính cho chính nhân viên lẫn công ty, có thêm thời gian cho gia đình… Theo chuyên gia từ ELSA Speak Ruby Nguyễn, nếu không có sự chuẩn bị và sẵn sàng tâm lý chuyển đổi thì doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn sau này.

Theo một thống kê của Baidu, công cụ tìm kiếm lớn nhất Trung Quốc, hơn 60% thích làm việc từ xa vì tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Báo cáo của công ty nghiên cứu dữ liệu iMedia cho biết, từ trong Tết Nguyên Đán, hơn 18 triệu công ty ở Trung Quốc, với hơn 300 triệu người dùng, đã sử dụng các ứng dụng làm việc từ xa. Xu hướng này tăng hơn 50% sau tháng 3/2020.

Trước khi có đại dịch Covid-19, xu hướng làm việc từ xa đã được dự đoán sẽ trở thành yếu tố chủ đạo. Báo cáo của Tập đoàn Dữ liệu Quốc tế IDC năm 2015 dự đoán rằng 72% người lao động Mỹ sẽ làm việc từ xa vào năm nay 2020. Còn khảo sát năm 2016 của McKinsey cho rằng 45% người được phỏng vấn nhận thấy các công nghệ tương tác xã hội được tích hợp rất hoặc cực kỳ sâu vào công việc hàng ngày tại doanh nghiệp của họ.

Các chuyên gia cho rằng, sự bùng phát của đại dịch có thể sẽ khiến những con số trên tăng lên nhiều hơn nữa. Tuy vậy, bà Ruby Nguyễn – Giám đốc Quốc gia (Country Manager) của ELSA Speak Vietnam, cho rằng các doanh nghiệp Việt vẫn chưa hình thành thói quen làm việc từ xa, do đó cần chuẩn bị nhiều thứ và phải có tâm lý sẵn sàng chuyển đổi. Sau đây là 4 yếu tố cần thiết giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích nghi và vượt qua giai đoạn khủng hoảng vì đại dịch:

Một là công cụ làm việc

Chúng bao gồm những thứ như máy tính xách tay với các phần mềm phục vụ cho công việc, tai nghe chống ồn cho các cuộc họp online, thiết bị kết nối Internet ổn định.

"Thực tế thì việc chuẩn bị công cụ nói trên tuy không khó", chuyên gia của ELSA Speak nhận xét, "Nhưng nếu doanh nghiệp chưa có sẵn những công cụ làm việc đi động này, họ sẽ gặp rất nhiều cản trở và không thể triển khai làm việc tại nhà với toàn bộ 100% nhân viên mà chỉ với một số nhỏ, hoặc phải đầu tư nhanh chóng cho cơ sở vật chất. Khoản đầu tư này là không hề nhỏ".

Hai là "văn hoá số"

"Làm việc từ xa đòi hỏi các quy trình và dữ liệu của doanh nghiệp cần được số hoá từ trước, đồng thời cần cán bộ nhân viên của doanh nghiệp phải có có văn hoá cũng như kỷ luật làm việc trực tuyến để duy trì hiệu quả và năng suất công việc", chuyên gia này phân tích.

Theo bà, để làm việc đạt hiệu quả cao, nhân viên buộc phải thoát ra khỏi sự cô lập, ù lì, thiếu chuyên nghiệp… khi không có sự giám sát chủ động của cấp trên. Nhân viên làm việc tại nhà có thể sẽ lơ đễnh, không tự giác và thiếu tập trung vào mục tiêu công việc. Về lâu dài, người nhân viên sẽ không thể đạt được kết quả tích cực cho công việc; sức khỏe, tác phong công sở và tính kỷ luật lại giảm sút. Một vấn đề khác ảnh hưởng đến nhân viên làm việc từ xa, đó là nguy cơ vuột mất những cơ hội thăng tiến cũng như bị "bỏ quên" khi cơ quan có đề bạt, cất nhắc nhân sự.

Ba là chuyển đổi số

Chuyên gia của ELSA cho rằng, doanh nghiệp Việt trên thực tế đã có quan tâm tới chuyển đổi số từ nhiều năm nay. Dù vậy, việc chuyển đổi số của các doanh nghiệp Việt Nam vẫn còn khá chậm so với các doanh nghiệp có yếu tố toàn cầu.

Không những thế, sự đầu tư cho công nghệ thông tin một cách bài bản của doanh nghiệp Việt hiện nay vẫn đang còn rất nhiều hạn chế khi chưa có nhiều công ty có vị trí CIO (Giám đốc thông tin) hay CTO (Giám đốc công nghệ), trang bị công cụ làm việc đi động, cũng như xây dựng văn hóa số như nói đến ở trên. "Cuối cùng, chuyển đổi số còn rời rạc và mới chỉ loanh quanh ở bước tối ưu hóa các hoạt động quản trị", bà Ruby nói.

Bốn là: sử dụng các giải pháp công nghệ an toàn

Cũng theo chuyên gia của ELSA Speak, đối với các công ty phụ thuộc hoặc sử dụng các giải pháp từ bên thứ ba, thậm chí thông qua ứng dụng mạng xã hội như Facebook, WhatsApp, Zoom để làm việc, điều này tiềm ẩn khá nhiều nguy cơ, cũng như thiếu đi tính chuyên nghiệp.

"Facebook Messenger và WhatsApp là các công cụ để liên lạc cá nhân và nhóm nhỏ, chỉ phù hợp với những hoạt động giao tiếp xã hội đơn giản. Hai công cụ trên không phải là nền tảng hiệu quả để hợp tác làm việc và quản lý những dự án phức tạp", bà Ruby nói. "Sử dụng những công cụ này dẫn đến nguy cơ giảm năng suất và hiệu quả làm việc rất cao".

Trong khi đó, chuyên gia này cũng đánh giá Zoom đang là công cụ để họp trực tuyến rất phổ biến trên thế giới, và cũng được sử dụng rộng rãi trong thời điểm vừa qua tại Việt Nam nhờ tính đơn giản và dễ sử dụng. Tuy vậy, bà lo ngại về quyền riêng tư và bảo mật của Zoom, bởi phần mềm này cũng vừa gặp phải một loạt vấn đề về bảo mật trong thời gian gần đây.

"Trong trường hợp bắt buộc phải tìm đến giải pháp bên thứ ba, các công cụ tốt hơn rất nhiều về cả năng suất, cũng như bảo mật cao được thiết kế để phục vụ cho hợp tác làm việc từ xa là Slack và Microsoft Team", bà Ruby đưa lời khuyên.

Chuyên gia này cũng khuyến cáo, khi làm việc từ xa, nhân viên và doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ để tránh rò rỉ bí mật công ty – thứ cực kỳ quan trọng và quyết định sự sống còn của bất kỳ doanh nghiệp nào.

Tóm lại, bà cho rằng cả nhân viên và doanh nghiệp đều cần:

- Đào tạo bài bản để chuẩn bị cho nhân viên những hiểu biết cũng như các bước thực thi cụ thể về an ninh mạng và bảo mật thông tin.

- Cung cấp VPN (mạng riêng ảo) để tạo kết nối mạng và gửi dữ liệu một cách an toàn.

- Trang bị các phần mềm đảm bảo an ninh mạng trên các công cụ làm việc như chương trình diệt virus, firewalls.

- Sử dụng các Cloud Service (dịch vụ đám mây) an toàn để lưu trữ, xử lý, và chia sẻ dữ liệu.

"Tôi cho rằng các doanh nghiệp nên tìm cách vượt qua thử thách này bằng cách hành động thật nhanh để việc chuyển đổi số trở thành ưu tiên sống còn đối với cả mô hình kinh doanh cũng như phương thức vận hành của mình", chuyên gia của ELSA Speak nói, "Dịch bệnh Covid sẽ đi qua và những doanh nghiệp còn tồn tại để cạnh tranh bền vững là những doanh nghiệp có thể nhanh chóng biến hóa để phù hợp với điều kiện thị trường".