CEO YellowBlocks Đoàn Kiều My: Ứng dụng #WorkFromHome miễn phí là con dao hai lưỡi

Thực hiện:Joy | Ảnh:TheFace Team | 2020-04-25

CEO YellowBlocks Đoàn Kiều My: Ứng dụng #WorkFromHome miễn phí là con dao hai lưỡi
Chia sẻ:
HỢP TÁC CÙNG

#WorkFromHome đã được kích hoạt trên toàn cầu. Tuy nhiên, làm việc tại nhà là một trong những thay đổi lớn, nếu không nói là làm xáo trộn toàn bộ những gì đang vận động theo guồng quay trước đó. Tại Việt Nam, mức ảnh hưởng từ #WorkFromHome cũng rất lớn.

Thực tế thì phần lớn văn hóa làm việc tại Việt Nam bị phụ thuộc vào cách thức truyền thống dạng Face to face interaction - giao tiếp trực tiếp. Điều này giúp việc xử lý các công việc xảy ra nhanh chóng do gặp mặt trực tiếp. Nhưng nó cũng khiến mọi người xử lý một cách bị động, không linh hoạt trong thời đại số này.

Ngoại trừ các doanh nghiệp CNTT hay các doanh nghiệp đã đầu tư nhiều vào việc giao tiếp từ xa hiệu quả, như các doanh nghiệp có nhiều địa điểm văn phòng khác nhau cần liên tục tương tác đã áp dụng các mô hình làm việc từ xa này từ trước, còn lại, đa số các công ty hiện nay mới thấy cách làm việc từ xa là quan trọng và "cuống cuồng" nghĩ đến việc xây dựng hệ thống, hoặc nhanh gọn hơn nữa thì tìm kiếm giải pháp từ bên thứ ba. Do đó, việc thực hiện quá trình chuyển đổi số diễn ra không được dẫn dắt bởi Giám đốc điều hành (CEO) hay Giám đốc công nghệ (CTO), mà bị chi phối bởi – Corona virus. Điều này dẫn đến nhiều nguy cơ, trong đó tính bảo mật của doanh nghiệp dễ dàng bị rò rỉ hơn cả.

Chuyên gia Đoàn Kiều My từ YellowBlocks - đơn vị kết nối hệ sinh thái công nghệ mới nổi đầu tiên tại Việt Nam và đồng thời là đơn vị tư vấn về kinh doanh, marketing và công nghệ hàng đầu – cho rằng mọi người có thể tận dụng những gì ưu thế từ cách làm việc từ xa mang lại, nhưng cũng phải đề phòng vô số rủi ro đang rình rập. Một trong số đó là tính bảo mật bị xâm phạm từ những công cụ miễn phí.

Theo chuyên gia này cho biết, về mặt lợi ích, các ứng dụng như: Facebook, WhatsApp hay ứng dụng mới nổi gần đây là Zoom… đang là miễn phí, có đường truyền ổn định và dễ dàng sử dụng. Điều này thuận tiện cho việc liên lạc và quản lý nhân sự của các lãnh đạo công ty tới các nhân viên, đồng thời không gây ra bất cứ chi phí nào cho công ty. Kết quả ban đầu: chi phí hiệu quả, thời gian triển khai gần như lập tức. Đây cũng là điểm mấu chốt khiến các ứng dụng này được ưa thích và sử dụng rộng rãi.

Thực tế, theo những quan sát đúc kết từ kinh nghiệm, chuyên gia Kiều My cho rằng, đối với các doanh nghiệp SMEs, việc đầu tư một khoản tiền lớn cho hạ tầng cơ sở dữ liệu ngay lập tức hoặc mua bản quyền các phần mềm trả phí được tối ưu cho việc làm từ xa cực kỳ tốn kém, và có thể trở thành một gánh nặng lớn cho công ty nhất là trong thời điểm dịch bệnh khó khăn này. Giải pháp miễn phí bên thứ ba sẽ tạm thời "gánh" khoản chi phí phát sinh đó.

Tuy vậy, không có gì là hoàn hảo, bởi các ứng dụng từ bên thứ ba cũng tiềm ẩn vô vàn nguy cơ, từ nhỏ tới nghiêm trọng, làm ảnh hưởng tới doanh nghiệp và các cá nhân trong công ty.

Các ứng dụng này rất thuận tiện để học tập và làm việc từ xa, nhờ tính năng họp online dễ sử dụng, tốc độ kết nối cao, thậm chí ngay cả Chính phủ Anh cũng sử dụng. Tuy vậy, nó đã bị phát hiện gửi dữ liệu cuộc họp về cho Facebook, bị người ngoài đột nhập dễ dàng nếu có ID và mật khẩu, cho phép kẻ tấn công đánh cắp thông tin đăng nhập trên máy tính Windows của nạn nhân và thực hiện các lệnh tùy ý trên hệ thống.

Không phải ngẫu nhiên mà Đức, Đài Loan, hay các tổ chức lớn như: Sở Giáo dục New York, Cơ quan Hàng không và Vũ trụ Mỹ (NASA), SpaceX, Google… cấm sử dụng. Ngay cả FBI cũng vừa cảnh báo người dùng hiện đã có nhiều tình trạng tin tặc tấn công các hội nghị hay các lớp học trực tuyến trên ứng dụng và khuyến cáo không nên sử dụng phần mềm này.

Trong khi đó, Google, Facebook cũng không ít lần dính các bê bối về quyền riêng tư, bị lôi ra tòa nhiều lần vì thu thập dữ liệu trái phép để bán cho các nhà quảng cáo. Vụ Cambridge Analytica nổi tiếng cách đây hai năm đã làm Facebook điêu đứng, CEO Mark Zuckerberg phải ra điều trần tại lưỡng viện Mỹ, cũng cho thấy các phần mềm bên thứ ba, dù nổi tiếng đến đâu cũng không an toàn.

Theo chuyên gia Đoàn Kiều My, một khi đã hiểu được những lợi ích đi kèm rủi ro, các cá nhân lẫn doanh nghiệp sẽ phải cần chủ động lên chiến lược sử dụng bài bản hơn. Họ cần chọn nền tảng công nghệ nào cho phù hợp quy mô doanh nghiệp, sau đó sẽ triển khai cẩm nang hướng dẫn, cũng như quy trình rõ ràng và đào tạo cho nhân viên sử dụng thành thạo trong vòng hai tuần đầu tiên.

"Điều quan trọng nhất chính là lựa chọn công cụ đáng tin cậy. Nhân viên sẽ cần phải tư duy khi #WorkFromHome về cách thức thực hiện công việc. Trong khi đó, lãnh đạo và các nhân sự cấp cao cần thúc đẩy tinh thần nhân viên, cũng như tạo các KPI (chỉ số đánh giá thực hiện công việc) dựa trên hiệu quả thực sự công việc.", CEO YellowBlocks cho biết thêm.

Kiều My dẫn chứng về việc doanh nghiệp đã ứng dụng hiệu quả ra sao. Một trong chìa khóa chính là ở văn hóa làm việc từ xa đã hình thành từ sớm do đội ngũ của YellowBlocks với nhiều thành viên đến từ khắp nơi như Hà Nội, TP HCM, Canada, Mỹ... và khách hàng, đối tác từ hơn 40 quốc gia trên thế giới. Và khi Thủ tướng Chính phủ công bố dịch trên toàn quốc, doanh nghiệp đã chấp hành yêu cầu của Nhà nước và ngay lập tức áp dụng hình thức làm việc tại nhà cho toàn bộ nhân viên trong công ty.

Chuyên gia Kiều My cho biết trong quá trình vận hành công ty thời điểm dịch, có ba yếu tố then chốt để doanh nghiệp vận hành hiệu quả, đó là: quản trị, chuyển đổi số, văn hoá nội bộ và làm việc có hệ thống.

Thứ nhất, về Quản trị: Để đạt được hiệu quả công việc cao nhất trong thời gian làm việc từ xa, từ cấp lãnh đạo đến nhân viên trong doanh nghiệp, cần chuẩn bị đồng thời cả kỹ năng và tâm thế vững vàng. Cần có một tư duy mở, sẵn sàng ứng biến với mọi thay đổi từ bên trong, tức là sự thay đổi về phương thức làm việc, lẫn bên ngoài doanh nghiệp, tức là sự biến đổi của thị trường. Cùng với đó, doanh nghiệp cần lên kế hoạch cho từng viễn cảnh xảy ra, đặc biệt là những trường hợp xấu nhất, để có thể hành động kịp thời và không bị động trước thời cuộc.

Thứ hai, Chuyển đổi số (Digital transformation): trong doanh nghiệp và trong từng cá nhân. Từ 2 - 3 năm nay, các doanh nghiệp lớn nhỏ tại Việt Nam đã không thể đứng ngoài việc chuyển đổi số. Với đợt Covid-19 này, việc chuyển đổi lại cực kì quan trọng, cần được thúc đẩy nhanh và mạnh hơn.

Đơn cử với việc sử dụng các công cụ trực tuyến để trao đổi. Ở YellowBlocks, chúng tôi sử dụng Discord như một nền tảng chính cho mọi hoạt động từ tạo workspace, phân chia các dự án, nhắn tin, gọi điện và video call giữa mọi người trong team. Chúng tôi cũng chọn nền tảng Airtable dành riêng cho theo dõi và báo cáo tình trạng công việc.

Thứ ba, Văn hoá nội bộ và làm việc có hệ thống (Systematic): cũng là yếu tố cực kỳ quan trọng, là vũ khí then chốt để việc vận hành #WorkFromHome được hiệu quả. Cụ thể, chúng tôi cùng đề ra các quy định mà mọi người đều phải tuân thủ. Từ việc thời gian bắt buộc online mỗi ngày, cho đến việc sử dụng các nền tảng nào khi phân công công việc, giao deadline và báo cáo công việc theo tuần, theo ngày của mọi người trong team.

Bên cạnh đó, để đánh giá sự hiệu quả, hàng tuần, YellowBlocks ít nhất tổ chức một cuộc họp chung giữa các thành viên trong công ty để mọi người có thể cập nhật tình hình công việc của nhau, đồng thời liên tục có những hoạt động tương tác online ngoài giờ, để các bạn được kết nối tốt hơn.

ĐOÀN KIỀU MY

Đoàn Kiều My là người sáng lập YellowBlocks, đồng thời giữ vai trò Chủ tịch của European Blockchain Hub; Chief Marketing Officer tại Startup Vietnam Foundation; Cố vấn nội dung về DeepTech của nhiều kênh truyền thông lớn khác.

Hệ sinh thái kết nối công nghệ toàn cầu YellowBlocks mà Kiều My điều hành hiện đang chia sẻ cộng đồng các cổng thông tin về ngành công nghệ: ABCD Tech, Women in Tech Vietnam, Cộng đồng Chuyển đổi số…

Sponsored Stories

Adtima: Ai ‘đọc vị’ được khách hàng sẽ chiến thắng trong mùa Tết hậu COVID-19

Giai đoạn hậu COVID-19, sự thay đổi trong suy nghĩ và thói quen mua sắm là cơ hội để doanh nghiệp chứng tỏ khả năng thấu hiểu, từ đó chinh phục khách hàng. Cuộc chiến này chưa bao giờ dễ dàng, và đường đua chiến dịch Tết như màn trình diễn đầy màu sắc, giàu cảm xúc của các nhãn hàng thấu hiểu khách hàng của họ.

Chiến dịch “Bán chai rỗng giá 10 triệu” – Luồng gió mới cho ngành hàng đậm chất kỹ thuật

Chưa từng có tiền lệ, câu chuyện về chai nước rỗng được rao bán với giá 10 triệu của Karofi đã làm “khuynh đảo” cộng đồng mạng và giới kinh doanh ngành lọc nước.

Chuyên gia Đoàn Kiều My: Startup DeepTech Việt Nam chưa thể tự tiếp thị về mình với nhà đầu tư

Xã hội có nhiều vấn đề để giải quyết, có nhiều giải pháp nhưng cái nào là cái tối ưu nhất cho từng thị trường. Sau bước hiểu về bản chất, các startup giờ đây có thể kết hợp nền tảng công nghệ mới, từ đó sẽ hình thành nên những thế hệ Deep Tech ngày càng tối ưu hóa thị trường hơn, có thể ứng dụng ngày càng nhiều các dự án nền tảng Deep Tech vào đời sống. Để thành công, cần chiến lược thu hút nhà đầu tư ra sao?

Trần Tuấn Việt: “Ảnh hay” hay hơn “ảnh đẹp”

|Magazine | The Impact Issue

Trần Tuấn Việt: “Ảnh hay” hay hơn “ảnh đẹp”

Khoảnh khắc “Làm hương” được đăng tải trong tạp chí National Geographic là bước ngoặt lớn nhất và làm thay đổi cuộc đời của Trần Tuấn Việt. Kể từ đó, “Làm hương” đã truyền cảm hứng cho rất nhiều bạn bè trong và ngoài nước đến với những làng nghề làm hương để sáng tác ảnh, đồng thời khiến “cha đẻ” của nó trở thành một trong số những gương mặt nổi bật, tiên phong trong hoạt động giới thiệu hình ảnh Việt Nam ra thế giới.

Trương Thế Vinh - ‘Voi biển’ đa tài và kiên nhẫn

|Magazine | The Entertainment Issue

Trương Thế Vinh - ‘Voi biển’ đa tài và kiên nhẫn

Việc Trương Thế Vinh công khai chính thức về việc ra mắt ban nhạc “Voi Biển” và đánh dấu cho sự trở lại bằng cột mốc tung MV Happy đầu tiên vào ngày 23/9, đang thu hút sự chú ý của cư dân mạng, đặc biệt là khán giả mến mộ chàng ‘Voi biển’ đa tài, đáng yêu, luôn truyền nguồn năng lượng vui vẻ, hứng khởi trong các vai trò gần đây mà anh tham gia.

Oracle và Walmart đạt được thỏa thuận mua lại TikTok

|News

Oracle và Walmart đạt được thỏa thuận mua lại TikTok

Nền tảng video ngắn có khoảng 100 triệu người dùng ở Mỹ, TikTok, xác nhận đã đàm phán thỏa thuận với hai công ty Mỹ, trong đó Oracle sẽ trở thành nhà cung cấp nền tảng công nghệ còn Walmart là đối tác thương mại. Giá trị và thông tin chi tiết của thương vụ vẫn chưa được công bố.

Nguyễn Phi Vân: Sống không mục tiêu giống đi đường mà không biết đích đến

|Magazine | The Impact Issue

Nguyễn Phi Vân: Sống không mục tiêu giống đi đường mà không biết đích đến

Nữ tác giả quyển sách cộng tác giữa người và AI đầu tiên tại Việt Nam "NYM - Tôi của tương lai", Nguyễn Phi Vân, nói về thành tựu đạt được trong 5 năm qua nhờ vào việc đặt mục tiêu và bám sát theo mục tiêu đó với quyết tâm lớn và không từ bỏ cho dù phải đánh đổi, phải trả giá, phải đương đầu với thử thách lớn đến như thế nào... thay vì suốt ngày than vãn, đổ thừa lý do hay bấu víu vào những bí quyết thành công từ người khác.

Quang Đại - Kẻ mộng mơ luôn hành động

|Magazine | The Business Issue

Quang Đại - Kẻ mộng mơ luôn hành động

Hầu hết mọi người biết đến Quang Đại với tư cách là một người mẫu. Nhưng anh luôn trong tâm thế tìm hiểu nhiều thứ mới, dù đó có thể phải bước qua những ngày chông chênh để hiểu bản thân thực sự muốn gì, có ý tưởng ra sao. Giờ đây, vừa hoạt động nghệ thuật, Quang Đại vừa điều hành 3 dự án kinh doanh lần lượt là: Mơ, Thinker&Dreamer và Nấp vô cùng ấn tượng.

Nguyễn Ngọc Vũ tạo “luật chơi” riêng cho sự nghiệp nghệ thuật của mình

|Magazine | The Impact Issue

Nguyễn Ngọc Vũ tạo “luật chơi” riêng cho sự nghiệp nghệ thuật của mình

Đổi trường, đổi ngành đến 4 lần, từng có lúc bỏ dở việc học chỉ để suy ngẫm xem mình thích gì, Nguyễn Ngọc Vũ cuối cùng cũng đã tìm được một con đường riêng. Con đường không đến từ giảng đường đại học, nhưng lại mở ra một mảnh đất màu mỡ để anh ghi dấu ấn của mình qua những triển lãm nghệ thuật quảng bá văn hóa Việt thu hút sự chú ý của giới chuyên môn quốc tế.

“Voi biển” Trương Thế Vinh sẵn sàng trở lại với “đường đua” âm nhạc

|News

“Voi biển” Trương Thế Vinh sẵn sàng trở lại với “đường đua” âm nhạc

"Voi biển" Trương Thế Vinh hé lộ về việc anh sẽ trở lại với âm nhạc trên trang cá nhân và loạt tin tức thông báo chuẩn bị tung MV mới vào ngày 23/09 tới khiến fan yêu mến thần tượng này 'hóng' đến ngày ra mắt chính thức. Cơn sốt chờ đón sự trở lại của giọng ca "Tình yêu hoa gió" từng chiếm trái tim thế hệ 8X, 9X nay sẽ trở lại trong hình tượng 'Voi biển' Band ra sao?

The images of slaughtered animals will evoke humanity and compassion deep inside each person

|Community

The images of slaughtered animals will evoke humanity and compassion deep inside each person

Wildlife conservationist Nguyen Ngoc Nhu Thao and her journey to save the planet