CEO YellowBlocks Đoàn Kiều My: Ứng dụng #WorkFromHome miễn phí là con dao hai lưỡi

Thực hiện:Joy | Ảnh:TheFace Team | 2020-04-25

CEO YellowBlocks Đoàn Kiều My: Ứng dụng #WorkFromHome miễn phí là con dao hai lưỡi
Chia sẻ:
HỢP TÁC CÙNG

#WorkFromHome đã được kích hoạt trên toàn cầu. Tuy nhiên, làm việc tại nhà là một trong những thay đổi lớn, nếu không nói là làm xáo trộn toàn bộ những gì đang vận động theo guồng quay trước đó. Tại Việt Nam, mức ảnh hưởng từ #WorkFromHome cũng rất lớn.

Thực tế thì phần lớn văn hóa làm việc tại Việt Nam bị phụ thuộc vào cách thức truyền thống dạng Face to face interaction - giao tiếp trực tiếp. Điều này giúp việc xử lý các công việc xảy ra nhanh chóng do gặp mặt trực tiếp. Nhưng nó cũng khiến mọi người xử lý một cách bị động, không linh hoạt trong thời đại số này.

Ngoại trừ các doanh nghiệp CNTT hay các doanh nghiệp đã đầu tư nhiều vào việc giao tiếp từ xa hiệu quả, như các doanh nghiệp có nhiều địa điểm văn phòng khác nhau cần liên tục tương tác đã áp dụng các mô hình làm việc từ xa này từ trước, còn lại, đa số các công ty hiện nay mới thấy cách làm việc từ xa là quan trọng và "cuống cuồng" nghĩ đến việc xây dựng hệ thống, hoặc nhanh gọn hơn nữa thì tìm kiếm giải pháp từ bên thứ ba. Do đó, việc thực hiện quá trình chuyển đổi số diễn ra không được dẫn dắt bởi Giám đốc điều hành (CEO) hay Giám đốc công nghệ (CTO), mà bị chi phối bởi – Corona virus. Điều này dẫn đến nhiều nguy cơ, trong đó tính bảo mật của doanh nghiệp dễ dàng bị rò rỉ hơn cả.

Chuyên gia Đoàn Kiều My từ YellowBlocks - đơn vị kết nối hệ sinh thái công nghệ mới nổi đầu tiên tại Việt Nam và đồng thời là đơn vị tư vấn về kinh doanh, marketing và công nghệ hàng đầu – cho rằng mọi người có thể tận dụng những gì ưu thế từ cách làm việc từ xa mang lại, nhưng cũng phải đề phòng vô số rủi ro đang rình rập. Một trong số đó là tính bảo mật bị xâm phạm từ những công cụ miễn phí.

Theo chuyên gia này cho biết, về mặt lợi ích, các ứng dụng như: Facebook, WhatsApp hay ứng dụng mới nổi gần đây là Zoom… đang là miễn phí, có đường truyền ổn định và dễ dàng sử dụng. Điều này thuận tiện cho việc liên lạc và quản lý nhân sự của các lãnh đạo công ty tới các nhân viên, đồng thời không gây ra bất cứ chi phí nào cho công ty. Kết quả ban đầu: chi phí hiệu quả, thời gian triển khai gần như lập tức. Đây cũng là điểm mấu chốt khiến các ứng dụng này được ưa thích và sử dụng rộng rãi.

Thực tế, theo những quan sát đúc kết từ kinh nghiệm, chuyên gia Kiều My cho rằng, đối với các doanh nghiệp SMEs, việc đầu tư một khoản tiền lớn cho hạ tầng cơ sở dữ liệu ngay lập tức hoặc mua bản quyền các phần mềm trả phí được tối ưu cho việc làm từ xa cực kỳ tốn kém, và có thể trở thành một gánh nặng lớn cho công ty nhất là trong thời điểm dịch bệnh khó khăn này. Giải pháp miễn phí bên thứ ba sẽ tạm thời "gánh" khoản chi phí phát sinh đó.

Tuy vậy, không có gì là hoàn hảo, bởi các ứng dụng từ bên thứ ba cũng tiềm ẩn vô vàn nguy cơ, từ nhỏ tới nghiêm trọng, làm ảnh hưởng tới doanh nghiệp và các cá nhân trong công ty.

Các ứng dụng này rất thuận tiện để học tập và làm việc từ xa, nhờ tính năng họp online dễ sử dụng, tốc độ kết nối cao, thậm chí ngay cả Chính phủ Anh cũng sử dụng. Tuy vậy, nó đã bị phát hiện gửi dữ liệu cuộc họp về cho Facebook, bị người ngoài đột nhập dễ dàng nếu có ID và mật khẩu, cho phép kẻ tấn công đánh cắp thông tin đăng nhập trên máy tính Windows của nạn nhân và thực hiện các lệnh tùy ý trên hệ thống.

Không phải ngẫu nhiên mà Đức, Đài Loan, hay các tổ chức lớn như: Sở Giáo dục New York, Cơ quan Hàng không và Vũ trụ Mỹ (NASA), SpaceX, Google… cấm sử dụng. Ngay cả FBI cũng vừa cảnh báo người dùng hiện đã có nhiều tình trạng tin tặc tấn công các hội nghị hay các lớp học trực tuyến trên ứng dụng và khuyến cáo không nên sử dụng phần mềm này.

Trong khi đó, Google, Facebook cũng không ít lần dính các bê bối về quyền riêng tư, bị lôi ra tòa nhiều lần vì thu thập dữ liệu trái phép để bán cho các nhà quảng cáo. Vụ Cambridge Analytica nổi tiếng cách đây hai năm đã làm Facebook điêu đứng, CEO Mark Zuckerberg phải ra điều trần tại lưỡng viện Mỹ, cũng cho thấy các phần mềm bên thứ ba, dù nổi tiếng đến đâu cũng không an toàn.

Theo chuyên gia Đoàn Kiều My, một khi đã hiểu được những lợi ích đi kèm rủi ro, các cá nhân lẫn doanh nghiệp sẽ phải cần chủ động lên chiến lược sử dụng bài bản hơn. Họ cần chọn nền tảng công nghệ nào cho phù hợp quy mô doanh nghiệp, sau đó sẽ triển khai cẩm nang hướng dẫn, cũng như quy trình rõ ràng và đào tạo cho nhân viên sử dụng thành thạo trong vòng hai tuần đầu tiên.

"Điều quan trọng nhất chính là lựa chọn công cụ đáng tin cậy. Nhân viên sẽ cần phải tư duy khi #WorkFromHome về cách thức thực hiện công việc. Trong khi đó, lãnh đạo và các nhân sự cấp cao cần thúc đẩy tinh thần nhân viên, cũng như tạo các KPI (chỉ số đánh giá thực hiện công việc) dựa trên hiệu quả thực sự công việc.", CEO YellowBlocks cho biết thêm.

Kiều My dẫn chứng về việc doanh nghiệp đã ứng dụng hiệu quả ra sao. Một trong chìa khóa chính là ở văn hóa làm việc từ xa đã hình thành từ sớm do đội ngũ của YellowBlocks với nhiều thành viên đến từ khắp nơi như Hà Nội, TP HCM, Canada, Mỹ... và khách hàng, đối tác từ hơn 40 quốc gia trên thế giới. Và khi Thủ tướng Chính phủ công bố dịch trên toàn quốc, doanh nghiệp đã chấp hành yêu cầu của Nhà nước và ngay lập tức áp dụng hình thức làm việc tại nhà cho toàn bộ nhân viên trong công ty.

Chuyên gia Kiều My cho biết trong quá trình vận hành công ty thời điểm dịch, có ba yếu tố then chốt để doanh nghiệp vận hành hiệu quả, đó là: quản trị, chuyển đổi số, văn hoá nội bộ và làm việc có hệ thống.

Thứ nhất, về Quản trị: Để đạt được hiệu quả công việc cao nhất trong thời gian làm việc từ xa, từ cấp lãnh đạo đến nhân viên trong doanh nghiệp, cần chuẩn bị đồng thời cả kỹ năng và tâm thế vững vàng. Cần có một tư duy mở, sẵn sàng ứng biến với mọi thay đổi từ bên trong, tức là sự thay đổi về phương thức làm việc, lẫn bên ngoài doanh nghiệp, tức là sự biến đổi của thị trường. Cùng với đó, doanh nghiệp cần lên kế hoạch cho từng viễn cảnh xảy ra, đặc biệt là những trường hợp xấu nhất, để có thể hành động kịp thời và không bị động trước thời cuộc.

Thứ hai, Chuyển đổi số (Digital transformation): trong doanh nghiệp và trong từng cá nhân. Từ 2 - 3 năm nay, các doanh nghiệp lớn nhỏ tại Việt Nam đã không thể đứng ngoài việc chuyển đổi số. Với đợt Covid-19 này, việc chuyển đổi lại cực kì quan trọng, cần được thúc đẩy nhanh và mạnh hơn.

Đơn cử với việc sử dụng các công cụ trực tuyến để trao đổi. Ở YellowBlocks, chúng tôi sử dụng Discord như một nền tảng chính cho mọi hoạt động từ tạo workspace, phân chia các dự án, nhắn tin, gọi điện và video call giữa mọi người trong team. Chúng tôi cũng chọn nền tảng Airtable dành riêng cho theo dõi và báo cáo tình trạng công việc.

Thứ ba, Văn hoá nội bộ và làm việc có hệ thống (Systematic): cũng là yếu tố cực kỳ quan trọng, là vũ khí then chốt để việc vận hành #WorkFromHome được hiệu quả. Cụ thể, chúng tôi cùng đề ra các quy định mà mọi người đều phải tuân thủ. Từ việc thời gian bắt buộc online mỗi ngày, cho đến việc sử dụng các nền tảng nào khi phân công công việc, giao deadline và báo cáo công việc theo tuần, theo ngày của mọi người trong team.

Bên cạnh đó, để đánh giá sự hiệu quả, hàng tuần, YellowBlocks ít nhất tổ chức một cuộc họp chung giữa các thành viên trong công ty để mọi người có thể cập nhật tình hình công việc của nhau, đồng thời liên tục có những hoạt động tương tác online ngoài giờ, để các bạn được kết nối tốt hơn.

ĐOÀN KIỀU MY

Đoàn Kiều My là người sáng lập YellowBlocks, đồng thời giữ vai trò Chủ tịch của European Blockchain Hub; Chief Marketing Officer tại Startup Vietnam Foundation; Cố vấn nội dung về DeepTech của nhiều kênh truyền thông lớn khác.

Hệ sinh thái kết nối công nghệ toàn cầu YellowBlocks mà Kiều My điều hành hiện đang chia sẻ cộng đồng các cổng thông tin về ngành công nghệ: ABCD Tech, Women in Tech Vietnam, Cộng đồng Chuyển đổi số…

Sponsored Stories

Data Station #11 – Tương lai tài chính số Đông Nam Á

Không chỉ đơn thuần chia sẻ những báo cáo hữu ích, Data Station là loạt bài phỏng vấn đào sâu vào các kết quả nghiên cứu, dưới góc nhìn của người trong cuộc, nhằm đưa ra những quan điểm sâu sắc và đề xuất có tính ứng dụng cao cho kế hoạch marketing sắp tới của bạn.

Giải mã Gen Z – Người bản địa số

Gen Z thực sự là "True Gen – Thế hệ đích thực" với các đặc tính: theo đuổi lý tưởng của mình, thích đối đầu hơn và ít mở lòng, chấp nhận nhiều quan điểm khác nhau. Cùng tìm hiểu quan điểm của Gen Z tác động đến các thế hệ khác trong tiêu dùng nói chung.

Mobile không còn là kênh tiếp thị ưu tiên mà bắt buộc để “sống còn”

Covid-19 khiến Nike đã đóng cửa hơn 5.000 trong số khoảng 7.000 cửa hàng tại Trung Quốc nhưng Nike vẫn tăng trưởng hơn 30% doanh số bán hàng trực tuyến tại Trung Quốc lớn hơn so với cùng kỳ năm ngoái. Họ đã làm điều đó như thế nào?

“Cơn sốt” livestream có thể bán được mọi thứ đến Og Mandino cũng không ngờ

|News

“Cơn sốt” livestream có thể bán được mọi thứ đến Og Mandino cũng không ngờ

Og Mandino, tác giả cuốn sách nổi tiếng "Người bán hàng vĩ đại nhất thế giới" cũng không ngờ rằng "nữ hoàng livestream" Huang Wei có thể chốt deal gói phóng tên lửa trị giá 5,6 triệu USD chỉ vài phút… nhờ livestream.

Chuyện của Quang Đăng – Từ trường kinh doanh đến chàng vũ công “gây sốt”

|Magazine | The Entertainment Issue

Chuyện của Quang Đăng – Từ trường kinh doanh đến chàng vũ công “gây sốt”

Quang Đăng, chàng vũ công thu hút truyền thông thế giới mùa Covid với sáng tác "Vũ điệu rửa tay" "gây sốt" đang từng bước viết nên câu chuyện cuộc đời mình qua những thành công ấn tượng trong lĩnh vực nghệ thuật nhảy múa hiện đại.

Nữ nhiếp ảnh gia 8X và ước mơ “được chụp ảnh càng lâu càng tốt”

|Magazine | The Entertainment Issue

Nữ nhiếp ảnh gia 8X và ước mơ “được chụp ảnh càng lâu càng tốt”

Khi nhìn vào những bức ảnh chân dung được chụp bởi nhiếp ảnh gia Dy Duyên, chúng ta như đang cảm nhận nội tâm của nhân vật qua lăng kính nội tâm của chính ta. Đây có phải là đỉnh cao của nghệ thuật phơi sáng: làm cho người xem cảm nhận mình đang sống trong từng khung hình?

Điều gì khiến anh nông dân này vẫn bán được sầu riêng với giá 200.000 VNĐ/kg xuyên suốt mùa dịch?

|Doanh nhân

Điều gì khiến anh nông dân này vẫn bán được sầu riêng với giá 200.000 VNĐ/kg xuyên suốt mùa dịch?

Covid-19 khiến các cửa hàng sầu riêng chín tự nhiên 9 Phẻ đang trên đà phát triển phải khựng lại và bị thu hẹp dần. Nhưng sức sống của một thương hiệu Nông sản Việt từ tầm nhìn của CEO Hà Duy Trung vẫn mãnh liệt hơn bao giờ hết.

Sunday Brunch E2: “Croissant cua lột” giòn tan béo ngậy cho ngày cuối tuần rộn rã

|Ẩm thực

Sunday Brunch E2: “Croissant cua lột” giòn tan béo ngậy cho ngày cuối tuần rộn rã

Cuối tuần này, cùng vào bếp trổ tài chế biến món “Croissant cua lột” ngon như tiêu chuẩn nhà hàng hạng sang chỉ với vài ‘bí kíp’ có sẵn từ công thức của chuyên gia. Brunch tại nhà với Croissant cua lột, gồm bánh Croissant với trái bơ cắt lát, trứng khuấy, cua lột chiên giòn và sốt trứng.

Sắp chia tay thương hiệu GoViet

|News

Sắp chia tay thương hiệu GoViet

Sau gần 2 năm tham chiến thị trường gọi xe, thương hiệu GoViet và màu áo đồng phục đỏ của tài xế chuẩn bị biến mất, thay bằng cái tên mới là Gojek Việt Nam.

CEO Kyber Network Lợi Lưu: “Blockchain là cơ hội bứt phá về công nghệ cho người Việt”

|Công nghệ

CEO Kyber Network Lợi Lưu: “Blockchain là cơ hội bứt phá về công nghệ cho người Việt”

Blockchain có thể được xem là giải pháp có khả năng xử lý nhiều vấn đề bất cập về kinh tế xã hội, nhất là sau khi Covid-19 xảy đến. Và công nghệ Blockchain cũng được tiến sĩ trẻ Lợi Lưu, Giám đốc điều hành Kyber Network dự đoán sẽ phát triển mạnh hơn nữa trong tương lai.

Đồng sáng lập School of Gumption, Phạm Hải Yến: “Sự quan tâm lẫn nhau, tình yêu và trí tưởng tượng sẽ giúp ta chinh phục robot thay vì làm nô lệ cho công nghệ”

|Magazine | The Impact Issue

Đồng sáng lập School of Gumption, Phạm Hải Yến: “Sự quan tâm lẫn nhau, tình yêu và trí tưởng tượng sẽ giúp ta chinh phục robot thay vì làm nô lệ cho công nghệ”

"Sự quan tâm lẫn nhau, tình yêu và trí tưởng tượng sẽ giúp ta chinh phục robot thay vì làm nô lệ cho công nghệ", School of Gumption tin tưởng như vậy. Và niềm tin đó được gieo từ một trong những người sáng lập nên ngôi trường này – Phạm Hải Yến.