Google trang bị gì mới để #WorkFromHome dễ dàng?

Thực hiện:Vĩnh Tường | Ảnh:TheFace Team | 2020-04-09

Google trang bị gì mới để #WorkFromHome dễ dàng?
Chia sẻ:

Google – "đối tác" thân thuộc hàng ngày của nhiều doanh nghiệp có khá nhiều công cụ và tài nguyên hữu ích mà doanh nghiệp bạn có thể sử dụng để duy trì kết nối khi làm việc từ xa trong thời gian làm việc tại nhà. Đây đều là những ứng dụng quen thuộc và dễ sử dụng, bí quyết là phối hợp chúng như thế nào để hiệu quả cao nhất.



NHÓM CÔNG CỤ DÀNH CHO NHÂN VIÊN

Để bắt đầu làm việc từ xa với Google, mỗi nhân viên cần phải đăng ký một tài khoản của nền tảng này. Cụ thể:

  • Bước 1: Truy cập vào www.google.com.
  • Bước 2: Nhấp vào menu Google Apps để chuyển đến trang đăng ký.
  • Bước 3: Tạo tài khoản mới bằng cách điền thông tin cá nhân.
  • Bước 4: Chọn một tên đăng nhập (username) cho mình.
  • Bước 5: Tạo một mật khẩu đủ mạnh với ít nhất 8 ký tự, tránh dùng các mật khẩu như tên hay ngày sinh nhật.
  • Bước 6: Bổ sung thông tin khôi phục tài khoản.

1. Soạn thảo văn bản trực tuyến

Sau bước này, bạn có thể hoàn tất đăng ký tài khoản Google của mình và dùng giao diện Google Apps để truy cập vào những công cụ miễn phí đã được cung cấp sẵn. Bây giờ, bạn có thể soạn thảo văn bản trực tuyến và chia sẻ tài liệu của mình từ xa với đồng nghiệp thông qua các công cụ sau:

  • Bước 1: Mở một tab mới trên trình duyệt.
  • Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản Google.
  • Bước 3: Đi đến trang Google Docs từ giao diện Apps Menu.
  • Bước 4: Tạo một tài liệu mới tại Google Docs và đặt tên cho tài liệu.
  • Bước 5: Viết nội dung cần thiết vào file tài liệu bạn vừa tạo.

Như vậy, sau khi soạn thảo một file word, bạn có thể lưu trực tuyến và truy cập với bất kỳ máy tính nào, ở bất kỳ đâu thông qua đăng nhập vào tài khoản của mình.

2. Tổ chức họp qua video call trực tuyến

  • Bước 1: Truy cập vào địa chỉ: meet.google.com. Sau đó nhấn vào nút "Đăng nhập" hoặc "Sign in" để vào Google Hangouts Meet.
  • Bước 2: Cài đặt hình ảnh, âm thanh ở phần có hình bánh răng cưa. Khi cài đặt cấu xong, bấm "Xong" (Done).
  • Bước 3:Tạo một phòng họp online mới hoặc tham gia vào cuộc họp có sẵn bằng cách chọn mục "Tham gia hoặc bắt đầu cuộc họp" để tạo hoặc tham gia vào một cuộc họp. Ở bước này, nếu bạn muốn tham gia vào cuộc họp trực tuyến có sẵn hãy nhập mã cuộc họp; nếu muốn tạo cuộc họp mới hãy nhập tên cho cuộc họp. Sau đó, nhấn "Tiếp tục" (Next).
  • Bước 4: Để bắt đầu cuộc họp bạn chọn "Tham gia cuộc họp".
  • Bước 5: Thêm các thành viên khác vào cuộc họp. Mời thêm người bằng cách gõ tên hoặc e-mail của người đó trong ô điền thứ nhất hoặc bạn có thể mời trực tiếp những người đã tương tác với bạn thông qua dịch vụ của Google.
  • Bước 6: Khi yêu cầu tham gia được gửi đi, người tạo cuộc họp sẽ nhận được thông báo để cho phép (Admit) hoặc từ chối (Deny entry) người tham gia.

3. Thuyết trình từ xa

Tính năng này cũng sử dụng trên trong cụ Google Hangouts Meet.

  • Bước 1: Chọn "Thuyết trình ngay bây giờ" ở góc cuối màn hình bên phải.
  • Bước 2: Chọn mục cần thuyết trình, sau đó nhấn chọn "Share" để chia sẻ nội dung thuyết trình vào cuộc họp.

Cần lưu ý rằng, việc chia sẻ tài liệu thuyết trình với những người trong phòng họp sẽ thông qua màn hình máy tính. Nên bạn phải mở file tài liệu trên máy tính lên trước, sau đó chọn màn hình đang mở để chia sẻ, không phải chia sẻ trực tiếp file cho những người khác.

4. Nâng cao các kỹ năng mềm

Trong giai đoạn phải thường xuyên hoặc hầu như làm việc từ xa vì dịch bệnh, người lao động cũng cần nâng cao các kỹ năng mềm trong công việc để mang lại hiệu suất cao. Ví dụ, để tăng cường khả năng phối hợp nhịp nhàng từ xa với đội nhóm, bạn có thể đăng ký khóa học trực tuyến "Collaborate While Working Remotely" bằng cách truy cập https://www.yourprimer.com/ và vào mục Lesson Catalog để tìm tên khóa học này.

Ngoài ra, để giữ sự tập trung khi làm việc tại nhà, bạn có thể đăng ký khóa học trực tuyến "Mindfulness for Wellbeing and Peak Performance" của Monash University tại địa chỉ https://www.futurelearn.com/



NHÓM CÔNG CỤ DÀNH CHO NHÀ QUẢN LÝ

1. Công cụ tổng hợp G Suite

Với việc tham gia G Suite, doanh nghiệp của bạn sẽ có quyền sử dụng các công cụ kỹ thuật số của Google như địa chỉ email chuyên nghiệp, lịch dùng chung và nhiều công cụ khác giúp cho việc cộng tác trong nhóm trở nên dễ dàng hơn.

  • Bước 1: Đăng nhập vào "Google Doanh nghiệp của tôi" tại địa chỉ https://www.google.com/business/ trên máy tính. Tại đây, bạn sẽ bắt đầu mua tên miền cho công ty hoặc sử dùng tên miền đã có.
  • Bước 2: Chọn danh sách mà bạn muốn mua miền hoặc danh sách có miền hiện tại mà bạn muốn sử dụng.
  • Bước 3: Bạn có thể bắt đầu quy trình đăng ký G Suite theo 2 cách:
    • Trong thẻ "Sử dụng email tùy chỉnh để trở nên nổi bật", nhấp vào "Bắt đầu".
    • Trong menu ở bên trái, hãy nhấp vào "Đăng ký tài khoản Gmail tùy chỉnh".
  • Bước 4: Thực hiện theo quy trình đăng ký G Suite trên màn hình để hoàn tất việc kết nối tài khoản G Suite với tài khoản Google Doanh nghiệp của tôi.

Lưu ý, bạn có thể đăng ký G Suite thông qua địa chỉ trực tiếp tại https://gsuite.google.com/signup/basic/welcome


2. Cập nhật thông tin hoạt động mùa dịch

+ Thay đổi thời gian làm việc:

Vì đang hạn chế hoạt động, có thể giờ làm việc của văn phòng hoặc địa điểm kinh doanh cần thay đổi, bạn có thể làm các bước sau:

  • Bước 1: Đăng nhập vào "Google Doanh nghiệp của tôi" trên máy tính.
  • Bước 2: Nếu bạn có nhiều địa điểm, hãy mở địa điểm mà bạn muốn thay đổi giờ.
  • Bước 3: Nhấp vào "Thông tin", chọn "Giờ đặc biệt". Lưu ý, bạn sẽ chỉ tìm thấy mục này nếu đã cung cấp giờ thông thường.
  • Bước 4: Chọn ngày cần thay đổi thời gian hoạt động, nhấp vào "Thêm ngày mới". Tại đó, nhập thời gian mở cửa và đóng cửa cho ngày đó. Để đánh dấu vị trí là đóng cửa cả ngày, hãy trượt vòng tròn.
  • Bước 5: Khi nhập xong tất cả các giờ đặc biệt của mình, hãy nhấp vào "Áp dụng". Khách hàng trên Google chỉ nhìn thấy giờ đặc biệt cho những ngày được chỉ định.

+ Đăng thông điệp/thông tin trong mùa dịch đến khách hàng:

  • Bước 1: Đăng nhập vào "Google Doanh nghiệp của tôi" trên máy tính.
  • Bước 2: Nếu bạn có nhiều vị trí, hãy mở vị trí bạn muốn quản lý.
  • Bước 3: Nhấp vào "Bài đăng" từ trình đơn.
  • Bước 4: Ở đầu trang, hãy chọn loại bài đăng mà bạn muốn tạo từ các tùy chọn có sẵn. Trên màn hình sẽ hiện ra các tùy chọn thêm ảnh, video, văn bản, sự kiện, chương trình ưu đãi và nút dẫn đến bài đăng của bạn. Hãy nhấp vào từng trường rồi nhập thông tin phù hợp.
  • Bước 5: Để xem trước bài đăng của bạn, hãy nhấn vào "Xem trước". Nếu bạn hài lòng với bản xem trước, hãy nhấn vào "Xuất bản" ở góc trên cùng bên phải. Nếu bạn muốn thay đổi bài đăng của mình, hãy nhấn vào biểu tượng quay lại ở góc trên cùng bên trái. Chỉnh sửa bản nháp của bạn cho đến khi sẵn sàng xuất bản.

Đặc biệt, trong thời điểm Covid-19 đang diễn ra, để hỗ trợ các doanh nghiệp, Google cho biết đã mở miễn phí tính năng nâng cao của "Hangouts Meet: Video Conference" cho toàn bộ các tài khoản G Suite để hỗ trợ các doanh nghiệp và nhân viên làm việc từ xa. Tính năng này trước đây chỉ có trong phiên bản G Suite Enterprise. Các tính năng nổi trội bao gồm: mỗi cuộc họp lên đến 250 người tham gia; Phát trực tiếp (livestream) đến 100.000 người xem; Ghi lại buổi họp và lưu vào Google Drive.

Cần lưu ý rằng, các tính năng này được Google mở đến ngày 1/7/2020, sau đó sẽ trở lại phiên bản doanh nghiệp sử dụng trước đó. Các doanh nghiệp đang dùng G Suite cần vào Admin Console và bật tính năng này lên để sử dụng.

Sponsored Stories

Công nghệ tiên phong – ‘Thời vận’ mới của Việt Nam

Công nghệ tiên phong trong thời đại hiện nay nắm giữ vai trò quan trọng, thúc đẩy sự phát triển của các tổ chức, doanh nghiệp và rộng hơn là đời sống của con người. Nhiều công nghệ tiên phong là khoa học số, trí tuệ nhân tạo, an ninh mạng, đa phương tiện, IoT, 5G, công nghệ điện tử cloud,... đang được các chuyên gia hàng đầu thế giới và tổ chức Chính phủ đặt nhiều kỳ vọng vào tiềm năng tại thị trường Việt Nam trong thời gian tới.

“Việt Nam: Tìm kiếm cho ngày mai” – Báo cáo giá trị từ Google

Google chỉ ra các xu hướng tìm kiếm và khám phá cách người Việt đang ngày càng tích hợp kỹ thuật số vào cuộc sống hàng ngày của họ. Nội dung trên Advertising Vietnam.

[Infographic] 18 cuộc chiến thương hiệu đình đám nhất mọi thời đại #5

Series 18 cuộc chiến thương hiệu đình đám nhất mọi thời đại tổng hợp những màn đấu trí kinh điển, những cuộc rượt đuổi sát sao, thậm chí là tìm cách dìm hàng đối thủ để thu hút sự chú ý của khách hàng và chiếm lĩnh thị trường. Tập 5: có sự xuất hiện của hai cặp đối thủ nặng ký: GoJek & Grab, HSBC & Standard-Charted

Tết truyền thống đậm chất Châu Âu theo phong cách người Nga

|Văn hóa

Tết truyền thống đậm chất Châu Âu theo phong cách người Nga

Thế giới chuẩn bị đón năm mới 2021 ra sao sau một năm 2020 đầy thử thách và đáng nhớ? Nước Nga vẫn giữ truyền thống rượu vang và bánh kẹo để xua tan cái lạnh giá trong những ngày Tết đến.

Ngô Trần Hải An: “Mỗi người cần phải thử tất cả những gì mà mình thích vì khi còn trẻ chúng ta có rất nhiều cơ hội để sửa sai.”

|Văn hóa | The Impact Issue

Ngô Trần Hải An: “Mỗi người cần phải thử tất cả những gì mà mình thích vì khi còn trẻ chúng ta có rất nhiều cơ hội để sửa sai.”

Sở hữu một “gia tài” đồ sộ với hành trình khám phá hơn 40 quốc gia, gặp mặt tổng thống Nga, Mỹ, Canada, Đức giáo hoàng… và nhiều người nổi tiếng trên thế giới, travel blogger 'Quỷ Cốc Tử' cho rằng anh vẫn đang trong hành trình không ngừng chiến đấu với chính mình và không ngại 'thử' những điều vượt sức để luôn làm mới mình mỗi ngày.

Châu Bùi và hành trình làm rạng danh nghề Fashionista ở Việt Nam

|Influencers | The Community Issue

Châu Bùi và hành trình làm rạng danh nghề Fashionista ở Việt Nam

Sau 5 năm luôn phấn đấu trong lĩnh vực bản thân theo đuổi, Châu Bùi không chỉ được biết đến với vai trò một fashionista mà còn là một Influencer đa năng và truyền cảm hứng tới các bạn trẻ. Hành trình dài nỗ lực được đền đáp xứng đáng bằng loạt thành công và sự công nhận từ phía công chúng. Cô gái nhỏ nhắn 23 tuổi đã khiến không ít người ngưỡng mộ và xem như một tấm gương để học tập và theo đuổi định hướng của bản thân.

Những startup Việt đầy tham vọng

|Smart business

Những startup Việt đầy tham vọng

Cuộc thi Startup Wheel 2020 đã chọn ra 10 startup tiêu biểu nhất, những người trẻ có ý tưởng đột phá và đầy bản lĩnh. Họ là những startup trẻ không ngần ngại dấn thân để tìm đến thành công với mục đích mang đến những trải nghiệm mới cho người dùng, khách hàng trong thời đại mới.

Bạn có thể không phải người xuất sắc nhất nhưng phải là người hạnh phúc!

|Doanh nhân

Bạn có thể không phải người xuất sắc nhất nhưng phải là người hạnh phúc!

Chúng ta vẫn thường lầm tưởng rằng chỉ cần được ai đó công nhận, nghĩa là bản thân đã thành công mà quên mất rằng, tự công nhận chính bản thân mình và hạnh phúc với điều đó mới là thành công vẻ vang. Như Giám đốc điều hành Buzzmetrics Tăng Gia Hải Lam chia sẻ rằng, anh không phải người xuất sắc nhất nhưng là người hạnh phúc nhất trong công việc.

#ExtraordinaryChallenge cùng Vương Anh Tú trong cuộc đấu tranh giảm 30kg mỡ thừa  để tự tin debut với vai trò làm ca sĩ

|Chất lượng sống

#ExtraordinaryChallenge cùng Vương Anh Tú trong cuộc đấu tranh giảm 30kg mỡ thừa để tự tin debut với vai trò làm ca sĩ

Bất kỳ ai cũng sẽ bất ngờ khi gặp Vương Anh Tú của hôm nay sau ‘cuộc chiến’ với mỡ thừa mà anh đã trở thành người chiến thắng. 30 kg mỡ thừa đã ‘bị đánh bại’ trước những nỗ lực chiến đấu không mệt mỏi với chế độ kiêng khem cùng lối sống kỷ luật chưa từng có mà anh áp dụng cho mình.

Làm thế nào để là một công dân mạng tử tế?

|Lối sống

Làm thế nào để là một công dân mạng tử tế?

Trong thời đại công nghệ số và mạng xã hội phát triển mạnh mẽ như hiện nay, dù là cá nhân hay tổ chức nào đi chăng nữa, chúng ta cần chuẩn bị tâm lý thật kỹ cho những sức ép có thể xảy ra bất kỳ lúc nào từ “đám đông trên mạng”. Vậy trở thành công dân mạng văn minh cần những gì? Hãy tuân thủ “4 nguyên tắc vàng” sau đây.

Thật tuyệt khi bạn có thể là chính mình, #YouCanChallenge!!!

|Lối sống

Thật tuyệt khi bạn có thể là chính mình, #YouCanChallenge!!!

“Đôi khi xuất phát điểm thấp không phải bất lợi mà là lợi thế. Nó không cho mình sự lựa chọn nào ngoài nỗ lực nhiều hơn. Nếu như bạn đang hoang mang, mất phương hướng, thì đừng lo. Quan trọng mình biết rằng mình mất phương hướng và mình muốn tìm ra con đường”– Giám đốc điều hành BuzzMetrics Tăng Gia Hải Lam chia sẻ.tại webinar đặc biệt vừa diễn ra hôm chủ nhật vừa qua trên fanpage chính thức của TheFace Magazine Vietnam.