Google trang bị gì mới để #WorkFromHome dễ dàng?

Thực hiện:Vĩnh Tường | Ảnh:TheFace Team | 2020-04-09

Google trang bị gì mới để #WorkFromHome dễ dàng?
Chia sẻ:

Google – "đối tác" thân thuộc hàng ngày của nhiều doanh nghiệp có khá nhiều công cụ và tài nguyên hữu ích mà doanh nghiệp bạn có thể sử dụng để duy trì kết nối khi làm việc từ xa trong thời gian làm việc tại nhà. Đây đều là những ứng dụng quen thuộc và dễ sử dụng, bí quyết là phối hợp chúng như thế nào để hiệu quả cao nhất.



NHÓM CÔNG CỤ DÀNH CHO NHÂN VIÊN

Để bắt đầu làm việc từ xa với Google, mỗi nhân viên cần phải đăng ký một tài khoản của nền tảng này. Cụ thể:

  • Bước 1: Truy cập vào www.google.com.
  • Bước 2: Nhấp vào menu Google Apps để chuyển đến trang đăng ký.
  • Bước 3: Tạo tài khoản mới bằng cách điền thông tin cá nhân.
  • Bước 4: Chọn một tên đăng nhập (username) cho mình.
  • Bước 5: Tạo một mật khẩu đủ mạnh với ít nhất 8 ký tự, tránh dùng các mật khẩu như tên hay ngày sinh nhật.
  • Bước 6: Bổ sung thông tin khôi phục tài khoản.

1. Soạn thảo văn bản trực tuyến

Sau bước này, bạn có thể hoàn tất đăng ký tài khoản Google của mình và dùng giao diện Google Apps để truy cập vào những công cụ miễn phí đã được cung cấp sẵn. Bây giờ, bạn có thể soạn thảo văn bản trực tuyến và chia sẻ tài liệu của mình từ xa với đồng nghiệp thông qua các công cụ sau:

  • Bước 1: Mở một tab mới trên trình duyệt.
  • Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản Google.
  • Bước 3: Đi đến trang Google Docs từ giao diện Apps Menu.
  • Bước 4: Tạo một tài liệu mới tại Google Docs và đặt tên cho tài liệu.
  • Bước 5: Viết nội dung cần thiết vào file tài liệu bạn vừa tạo.

Như vậy, sau khi soạn thảo một file word, bạn có thể lưu trực tuyến và truy cập với bất kỳ máy tính nào, ở bất kỳ đâu thông qua đăng nhập vào tài khoản của mình.

2. Tổ chức họp qua video call trực tuyến

  • Bước 1: Truy cập vào địa chỉ: meet.google.com. Sau đó nhấn vào nút "Đăng nhập" hoặc "Sign in" để vào Google Hangouts Meet.
  • Bước 2: Cài đặt hình ảnh, âm thanh ở phần có hình bánh răng cưa. Khi cài đặt cấu xong, bấm "Xong" (Done).
  • Bước 3:Tạo một phòng họp online mới hoặc tham gia vào cuộc họp có sẵn bằng cách chọn mục "Tham gia hoặc bắt đầu cuộc họp" để tạo hoặc tham gia vào một cuộc họp. Ở bước này, nếu bạn muốn tham gia vào cuộc họp trực tuyến có sẵn hãy nhập mã cuộc họp; nếu muốn tạo cuộc họp mới hãy nhập tên cho cuộc họp. Sau đó, nhấn "Tiếp tục" (Next).
  • Bước 4: Để bắt đầu cuộc họp bạn chọn "Tham gia cuộc họp".
  • Bước 5: Thêm các thành viên khác vào cuộc họp. Mời thêm người bằng cách gõ tên hoặc e-mail của người đó trong ô điền thứ nhất hoặc bạn có thể mời trực tiếp những người đã tương tác với bạn thông qua dịch vụ của Google.
  • Bước 6: Khi yêu cầu tham gia được gửi đi, người tạo cuộc họp sẽ nhận được thông báo để cho phép (Admit) hoặc từ chối (Deny entry) người tham gia.

3. Thuyết trình từ xa

Tính năng này cũng sử dụng trên trong cụ Google Hangouts Meet.

  • Bước 1: Chọn "Thuyết trình ngay bây giờ" ở góc cuối màn hình bên phải.
  • Bước 2: Chọn mục cần thuyết trình, sau đó nhấn chọn "Share" để chia sẻ nội dung thuyết trình vào cuộc họp.

Cần lưu ý rằng, việc chia sẻ tài liệu thuyết trình với những người trong phòng họp sẽ thông qua màn hình máy tính. Nên bạn phải mở file tài liệu trên máy tính lên trước, sau đó chọn màn hình đang mở để chia sẻ, không phải chia sẻ trực tiếp file cho những người khác.

4. Nâng cao các kỹ năng mềm

Trong giai đoạn phải thường xuyên hoặc hầu như làm việc từ xa vì dịch bệnh, người lao động cũng cần nâng cao các kỹ năng mềm trong công việc để mang lại hiệu suất cao. Ví dụ, để tăng cường khả năng phối hợp nhịp nhàng từ xa với đội nhóm, bạn có thể đăng ký khóa học trực tuyến "Collaborate While Working Remotely" bằng cách truy cập https://www.yourprimer.com/ và vào mục Lesson Catalog để tìm tên khóa học này.

Ngoài ra, để giữ sự tập trung khi làm việc tại nhà, bạn có thể đăng ký khóa học trực tuyến "Mindfulness for Wellbeing and Peak Performance" của Monash University tại địa chỉ https://www.futurelearn.com/



NHÓM CÔNG CỤ DÀNH CHO NHÀ QUẢN LÝ

1. Công cụ tổng hợp G Suite

Với việc tham gia G Suite, doanh nghiệp của bạn sẽ có quyền sử dụng các công cụ kỹ thuật số của Google như địa chỉ email chuyên nghiệp, lịch dùng chung và nhiều công cụ khác giúp cho việc cộng tác trong nhóm trở nên dễ dàng hơn.

  • Bước 1: Đăng nhập vào "Google Doanh nghiệp của tôi" tại địa chỉ https://www.google.com/business/ trên máy tính. Tại đây, bạn sẽ bắt đầu mua tên miền cho công ty hoặc sử dùng tên miền đã có.
  • Bước 2: Chọn danh sách mà bạn muốn mua miền hoặc danh sách có miền hiện tại mà bạn muốn sử dụng.
  • Bước 3: Bạn có thể bắt đầu quy trình đăng ký G Suite theo 2 cách:
    • Trong thẻ "Sử dụng email tùy chỉnh để trở nên nổi bật", nhấp vào "Bắt đầu".
    • Trong menu ở bên trái, hãy nhấp vào "Đăng ký tài khoản Gmail tùy chỉnh".
  • Bước 4: Thực hiện theo quy trình đăng ký G Suite trên màn hình để hoàn tất việc kết nối tài khoản G Suite với tài khoản Google Doanh nghiệp của tôi.

Lưu ý, bạn có thể đăng ký G Suite thông qua địa chỉ trực tiếp tại https://gsuite.google.com/signup/basic/welcome


2. Cập nhật thông tin hoạt động mùa dịch

+ Thay đổi thời gian làm việc:

Vì đang hạn chế hoạt động, có thể giờ làm việc của văn phòng hoặc địa điểm kinh doanh cần thay đổi, bạn có thể làm các bước sau:

  • Bước 1: Đăng nhập vào "Google Doanh nghiệp của tôi" trên máy tính.
  • Bước 2: Nếu bạn có nhiều địa điểm, hãy mở địa điểm mà bạn muốn thay đổi giờ.
  • Bước 3: Nhấp vào "Thông tin", chọn "Giờ đặc biệt". Lưu ý, bạn sẽ chỉ tìm thấy mục này nếu đã cung cấp giờ thông thường.
  • Bước 4: Chọn ngày cần thay đổi thời gian hoạt động, nhấp vào "Thêm ngày mới". Tại đó, nhập thời gian mở cửa và đóng cửa cho ngày đó. Để đánh dấu vị trí là đóng cửa cả ngày, hãy trượt vòng tròn.
  • Bước 5: Khi nhập xong tất cả các giờ đặc biệt của mình, hãy nhấp vào "Áp dụng". Khách hàng trên Google chỉ nhìn thấy giờ đặc biệt cho những ngày được chỉ định.

+ Đăng thông điệp/thông tin trong mùa dịch đến khách hàng:

  • Bước 1: Đăng nhập vào "Google Doanh nghiệp của tôi" trên máy tính.
  • Bước 2: Nếu bạn có nhiều vị trí, hãy mở vị trí bạn muốn quản lý.
  • Bước 3: Nhấp vào "Bài đăng" từ trình đơn.
  • Bước 4: Ở đầu trang, hãy chọn loại bài đăng mà bạn muốn tạo từ các tùy chọn có sẵn. Trên màn hình sẽ hiện ra các tùy chọn thêm ảnh, video, văn bản, sự kiện, chương trình ưu đãi và nút dẫn đến bài đăng của bạn. Hãy nhấp vào từng trường rồi nhập thông tin phù hợp.
  • Bước 5: Để xem trước bài đăng của bạn, hãy nhấn vào "Xem trước". Nếu bạn hài lòng với bản xem trước, hãy nhấn vào "Xuất bản" ở góc trên cùng bên phải. Nếu bạn muốn thay đổi bài đăng của mình, hãy nhấn vào biểu tượng quay lại ở góc trên cùng bên trái. Chỉnh sửa bản nháp của bạn cho đến khi sẵn sàng xuất bản.

Đặc biệt, trong thời điểm Covid-19 đang diễn ra, để hỗ trợ các doanh nghiệp, Google cho biết đã mở miễn phí tính năng nâng cao của "Hangouts Meet: Video Conference" cho toàn bộ các tài khoản G Suite để hỗ trợ các doanh nghiệp và nhân viên làm việc từ xa. Tính năng này trước đây chỉ có trong phiên bản G Suite Enterprise. Các tính năng nổi trội bao gồm: mỗi cuộc họp lên đến 250 người tham gia; Phát trực tiếp (livestream) đến 100.000 người xem; Ghi lại buổi họp và lưu vào Google Drive.

Cần lưu ý rằng, các tính năng này được Google mở đến ngày 1/7/2020, sau đó sẽ trở lại phiên bản doanh nghiệp sử dụng trước đó. Các doanh nghiệp đang dùng G Suite cần vào Admin Console và bật tính năng này lên để sử dụng.

Sponsored Stories

Adtima: Ai ‘đọc vị’ được khách hàng sẽ chiến thắng trong mùa Tết hậu COVID-19

Giai đoạn hậu COVID-19, sự thay đổi trong suy nghĩ và thói quen mua sắm là cơ hội để doanh nghiệp chứng tỏ khả năng thấu hiểu, từ đó chinh phục khách hàng. Cuộc chiến này chưa bao giờ dễ dàng, và đường đua chiến dịch Tết như màn trình diễn đầy màu sắc, giàu cảm xúc của các nhãn hàng thấu hiểu khách hàng của họ.

Chiến dịch “Bán chai rỗng giá 10 triệu” – Luồng gió mới cho ngành hàng đậm chất kỹ thuật

Chưa từng có tiền lệ, câu chuyện về chai nước rỗng được rao bán với giá 10 triệu của Karofi đã làm “khuynh đảo” cộng đồng mạng và giới kinh doanh ngành lọc nước.

Chuyên gia Đoàn Kiều My: Startup DeepTech Việt Nam chưa thể tự tiếp thị về mình với nhà đầu tư

Xã hội có nhiều vấn đề để giải quyết, có nhiều giải pháp nhưng cái nào là cái tối ưu nhất cho từng thị trường. Sau bước hiểu về bản chất, các startup giờ đây có thể kết hợp nền tảng công nghệ mới, từ đó sẽ hình thành nên những thế hệ Deep Tech ngày càng tối ưu hóa thị trường hơn, có thể ứng dụng ngày càng nhiều các dự án nền tảng Deep Tech vào đời sống. Để thành công, cần chiến lược thu hút nhà đầu tư ra sao?

Trương Thế Vinh - ‘Voi biển’ đa tài và kiên nhẫn

|Magazine | The Entertainment Issue

Trương Thế Vinh - ‘Voi biển’ đa tài và kiên nhẫn

Việc Trương Thế Vinh công khai chính thức về việc ra mắt ban nhạc “Voi Biển” và đánh dấu cho sự trở lại bằng cột mốc tung MV Happy đầu tiên vào ngày 23/9, đang thu hút sự chú ý của cư dân mạng, đặc biệt là khán giả mến mộ chàng ‘Voi biển’ đa tài, đáng yêu, luôn truyền nguồn năng lượng vui vẻ, hứng khởi trong các vai trò gần đây mà anh tham gia.

Oracle và Walmart đạt được thỏa thuận mua lại TikTok

|News

Oracle và Walmart đạt được thỏa thuận mua lại TikTok

Nền tảng video ngắn có khoảng 100 triệu người dùng ở Mỹ, TikTok, xác nhận đã đàm phán thỏa thuận với hai công ty Mỹ, trong đó Oracle sẽ trở thành nhà cung cấp nền tảng công nghệ còn Walmart là đối tác thương mại. Giá trị và thông tin chi tiết của thương vụ vẫn chưa được công bố.

Nguyễn Phi Vân: Sống không mục tiêu giống đi đường mà không biết đích đến

|Magazine | The Impact Issue

Nguyễn Phi Vân: Sống không mục tiêu giống đi đường mà không biết đích đến

Nữ tác giả quyển sách cộng tác giữa người và AI đầu tiên tại Việt Nam "NYM - Tôi của tương lai", Nguyễn Phi Vân, nói về thành tựu đạt được trong 5 năm qua nhờ vào việc đặt mục tiêu và bám sát theo mục tiêu đó với quyết tâm lớn và không từ bỏ cho dù phải đánh đổi, phải trả giá, phải đương đầu với thử thách lớn đến như thế nào... thay vì suốt ngày than vãn, đổ thừa lý do hay bấu víu vào những bí quyết thành công từ người khác.

Quang Đại - Kẻ mộng mơ luôn hành động

|Magazine | The Business Issue

Quang Đại - Kẻ mộng mơ luôn hành động

Hầu hết mọi người biết đến Quang Đại với tư cách là một người mẫu. Nhưng anh luôn trong tâm thế tìm hiểu nhiều thứ mới, dù đó có thể phải bước qua những ngày chông chênh để hiểu bản thân thực sự muốn gì, có ý tưởng ra sao. Giờ đây, vừa hoạt động nghệ thuật, Quang Đại vừa điều hành 3 dự án kinh doanh lần lượt là: Mơ, Thinker&Dreamer và Nấp vô cùng ấn tượng.

Nguyễn Ngọc Vũ tạo “luật chơi” riêng cho sự nghiệp nghệ thuật của mình

|Magazine | The Impact Issue

Nguyễn Ngọc Vũ tạo “luật chơi” riêng cho sự nghiệp nghệ thuật của mình

Đổi trường, đổi ngành đến 4 lần, từng có lúc bỏ dở việc học chỉ để suy ngẫm xem mình thích gì, Nguyễn Ngọc Vũ cuối cùng cũng đã tìm được một con đường riêng. Con đường không đến từ giảng đường đại học, nhưng lại mở ra một mảnh đất màu mỡ để anh ghi dấu ấn của mình qua những triển lãm nghệ thuật quảng bá văn hóa Việt thu hút sự chú ý của giới chuyên môn quốc tế.

“Voi biển” Trương Thế Vinh sẵn sàng trở lại với “đường đua” âm nhạc

|News

“Voi biển” Trương Thế Vinh sẵn sàng trở lại với “đường đua” âm nhạc

"Voi biển" Trương Thế Vinh hé lộ về việc anh sẽ trở lại với âm nhạc trên trang cá nhân và loạt tin tức thông báo chuẩn bị tung MV mới vào ngày 23/09 tới khiến fan yêu mến thần tượng này 'hóng' đến ngày ra mắt chính thức. Cơn sốt chờ đón sự trở lại của giọng ca "Tình yêu hoa gió" từng chiếm trái tim thế hệ 8X, 9X nay sẽ trở lại trong hình tượng 'Voi biển' Band ra sao?

The images of slaughtered animals will evoke humanity and compassion deep inside each person

|Community

The images of slaughtered animals will evoke humanity and compassion deep inside each person

Wildlife conservationist Nguyen Ngoc Nhu Thao and her journey to save the planet

“Việc nhỏ” nhưng “ý nghĩa to” trong mùa Covid-19

|Trách nhiệm xã hội

“Việc nhỏ” nhưng “ý nghĩa to” trong mùa Covid-19

"Tất cả chúng ta đều chịu tác động, không nhiều thì ít, không vật chất thì tinh thần. Nhưng đáng mừng là, trong lúc hầu như ai cũng đang “tổn thương”, nhưng bằng các hành động nhỏ nhất, những “con người tổn thương” vẫn có thể nương nhau, nhằm tạo ra sức mạnh to lớn, và đẩy nhanh tiến trình hồi phục. Ý thức ấy, đang hiển hiện trong không ít doanh nghiệp, lẫn tư duy của từng người trẻ."