Google trang bị gì mới để #WorkFromHome dễ dàng?

Thực hiện:Vĩnh Tường | Ảnh:TheFace Team | 2020-04-09

Google trang bị gì mới để #WorkFromHome dễ dàng?
Chia sẻ:

Google – "đối tác" thân thuộc hàng ngày của nhiều doanh nghiệp có khá nhiều công cụ và tài nguyên hữu ích mà doanh nghiệp bạn có thể sử dụng để duy trì kết nối khi làm việc từ xa trong thời gian làm việc tại nhà. Đây đều là những ứng dụng quen thuộc và dễ sử dụng, bí quyết là phối hợp chúng như thế nào để hiệu quả cao nhất.



NHÓM CÔNG CỤ DÀNH CHO NHÂN VIÊN

Để bắt đầu làm việc từ xa với Google, mỗi nhân viên cần phải đăng ký một tài khoản của nền tảng này. Cụ thể:

  • Bước 1: Truy cập vào www.google.com.
  • Bước 2: Nhấp vào menu Google Apps để chuyển đến trang đăng ký.
  • Bước 3: Tạo tài khoản mới bằng cách điền thông tin cá nhân.
  • Bước 4: Chọn một tên đăng nhập (username) cho mình.
  • Bước 5: Tạo một mật khẩu đủ mạnh với ít nhất 8 ký tự, tránh dùng các mật khẩu như tên hay ngày sinh nhật.
  • Bước 6: Bổ sung thông tin khôi phục tài khoản.

1. Soạn thảo văn bản trực tuyến

Sau bước này, bạn có thể hoàn tất đăng ký tài khoản Google của mình và dùng giao diện Google Apps để truy cập vào những công cụ miễn phí đã được cung cấp sẵn. Bây giờ, bạn có thể soạn thảo văn bản trực tuyến và chia sẻ tài liệu của mình từ xa với đồng nghiệp thông qua các công cụ sau:

  • Bước 1: Mở một tab mới trên trình duyệt.
  • Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản Google.
  • Bước 3: Đi đến trang Google Docs từ giao diện Apps Menu.
  • Bước 4: Tạo một tài liệu mới tại Google Docs và đặt tên cho tài liệu.
  • Bước 5: Viết nội dung cần thiết vào file tài liệu bạn vừa tạo.

Như vậy, sau khi soạn thảo một file word, bạn có thể lưu trực tuyến và truy cập với bất kỳ máy tính nào, ở bất kỳ đâu thông qua đăng nhập vào tài khoản của mình.

2. Tổ chức họp qua video call trực tuyến

  • Bước 1: Truy cập vào địa chỉ: meet.google.com. Sau đó nhấn vào nút "Đăng nhập" hoặc "Sign in" để vào Google Hangouts Meet.
  • Bước 2: Cài đặt hình ảnh, âm thanh ở phần có hình bánh răng cưa. Khi cài đặt cấu xong, bấm "Xong" (Done).
  • Bước 3:Tạo một phòng họp online mới hoặc tham gia vào cuộc họp có sẵn bằng cách chọn mục "Tham gia hoặc bắt đầu cuộc họp" để tạo hoặc tham gia vào một cuộc họp. Ở bước này, nếu bạn muốn tham gia vào cuộc họp trực tuyến có sẵn hãy nhập mã cuộc họp; nếu muốn tạo cuộc họp mới hãy nhập tên cho cuộc họp. Sau đó, nhấn "Tiếp tục" (Next).
  • Bước 4: Để bắt đầu cuộc họp bạn chọn "Tham gia cuộc họp".
  • Bước 5: Thêm các thành viên khác vào cuộc họp. Mời thêm người bằng cách gõ tên hoặc e-mail của người đó trong ô điền thứ nhất hoặc bạn có thể mời trực tiếp những người đã tương tác với bạn thông qua dịch vụ của Google.
  • Bước 6: Khi yêu cầu tham gia được gửi đi, người tạo cuộc họp sẽ nhận được thông báo để cho phép (Admit) hoặc từ chối (Deny entry) người tham gia.

3. Thuyết trình từ xa

Tính năng này cũng sử dụng trên trong cụ Google Hangouts Meet.

  • Bước 1: Chọn "Thuyết trình ngay bây giờ" ở góc cuối màn hình bên phải.
  • Bước 2: Chọn mục cần thuyết trình, sau đó nhấn chọn "Share" để chia sẻ nội dung thuyết trình vào cuộc họp.

Cần lưu ý rằng, việc chia sẻ tài liệu thuyết trình với những người trong phòng họp sẽ thông qua màn hình máy tính. Nên bạn phải mở file tài liệu trên máy tính lên trước, sau đó chọn màn hình đang mở để chia sẻ, không phải chia sẻ trực tiếp file cho những người khác.

4. Nâng cao các kỹ năng mềm

Trong giai đoạn phải thường xuyên hoặc hầu như làm việc từ xa vì dịch bệnh, người lao động cũng cần nâng cao các kỹ năng mềm trong công việc để mang lại hiệu suất cao. Ví dụ, để tăng cường khả năng phối hợp nhịp nhàng từ xa với đội nhóm, bạn có thể đăng ký khóa học trực tuyến "Collaborate While Working Remotely" bằng cách truy cập https://www.yourprimer.com/ và vào mục Lesson Catalog để tìm tên khóa học này.

Ngoài ra, để giữ sự tập trung khi làm việc tại nhà, bạn có thể đăng ký khóa học trực tuyến "Mindfulness for Wellbeing and Peak Performance" của Monash University tại địa chỉ https://www.futurelearn.com/



NHÓM CÔNG CỤ DÀNH CHO NHÀ QUẢN LÝ

1. Công cụ tổng hợp G Suite

Với việc tham gia G Suite, doanh nghiệp của bạn sẽ có quyền sử dụng các công cụ kỹ thuật số của Google như địa chỉ email chuyên nghiệp, lịch dùng chung và nhiều công cụ khác giúp cho việc cộng tác trong nhóm trở nên dễ dàng hơn.

  • Bước 1: Đăng nhập vào "Google Doanh nghiệp của tôi" tại địa chỉ https://www.google.com/business/ trên máy tính. Tại đây, bạn sẽ bắt đầu mua tên miền cho công ty hoặc sử dùng tên miền đã có.
  • Bước 2: Chọn danh sách mà bạn muốn mua miền hoặc danh sách có miền hiện tại mà bạn muốn sử dụng.
  • Bước 3: Bạn có thể bắt đầu quy trình đăng ký G Suite theo 2 cách:
    • Trong thẻ "Sử dụng email tùy chỉnh để trở nên nổi bật", nhấp vào "Bắt đầu".
    • Trong menu ở bên trái, hãy nhấp vào "Đăng ký tài khoản Gmail tùy chỉnh".
  • Bước 4: Thực hiện theo quy trình đăng ký G Suite trên màn hình để hoàn tất việc kết nối tài khoản G Suite với tài khoản Google Doanh nghiệp của tôi.

Lưu ý, bạn có thể đăng ký G Suite thông qua địa chỉ trực tiếp tại https://gsuite.google.com/signup/basic/welcome


2. Cập nhật thông tin hoạt động mùa dịch

+ Thay đổi thời gian làm việc:

Vì đang hạn chế hoạt động, có thể giờ làm việc của văn phòng hoặc địa điểm kinh doanh cần thay đổi, bạn có thể làm các bước sau:

  • Bước 1: Đăng nhập vào "Google Doanh nghiệp của tôi" trên máy tính.
  • Bước 2: Nếu bạn có nhiều địa điểm, hãy mở địa điểm mà bạn muốn thay đổi giờ.
  • Bước 3: Nhấp vào "Thông tin", chọn "Giờ đặc biệt". Lưu ý, bạn sẽ chỉ tìm thấy mục này nếu đã cung cấp giờ thông thường.
  • Bước 4: Chọn ngày cần thay đổi thời gian hoạt động, nhấp vào "Thêm ngày mới". Tại đó, nhập thời gian mở cửa và đóng cửa cho ngày đó. Để đánh dấu vị trí là đóng cửa cả ngày, hãy trượt vòng tròn.
  • Bước 5: Khi nhập xong tất cả các giờ đặc biệt của mình, hãy nhấp vào "Áp dụng". Khách hàng trên Google chỉ nhìn thấy giờ đặc biệt cho những ngày được chỉ định.

+ Đăng thông điệp/thông tin trong mùa dịch đến khách hàng:

  • Bước 1: Đăng nhập vào "Google Doanh nghiệp của tôi" trên máy tính.
  • Bước 2: Nếu bạn có nhiều vị trí, hãy mở vị trí bạn muốn quản lý.
  • Bước 3: Nhấp vào "Bài đăng" từ trình đơn.
  • Bước 4: Ở đầu trang, hãy chọn loại bài đăng mà bạn muốn tạo từ các tùy chọn có sẵn. Trên màn hình sẽ hiện ra các tùy chọn thêm ảnh, video, văn bản, sự kiện, chương trình ưu đãi và nút dẫn đến bài đăng của bạn. Hãy nhấp vào từng trường rồi nhập thông tin phù hợp.
  • Bước 5: Để xem trước bài đăng của bạn, hãy nhấn vào "Xem trước". Nếu bạn hài lòng với bản xem trước, hãy nhấn vào "Xuất bản" ở góc trên cùng bên phải. Nếu bạn muốn thay đổi bài đăng của mình, hãy nhấn vào biểu tượng quay lại ở góc trên cùng bên trái. Chỉnh sửa bản nháp của bạn cho đến khi sẵn sàng xuất bản.

Đặc biệt, trong thời điểm Covid-19 đang diễn ra, để hỗ trợ các doanh nghiệp, Google cho biết đã mở miễn phí tính năng nâng cao của "Hangouts Meet: Video Conference" cho toàn bộ các tài khoản G Suite để hỗ trợ các doanh nghiệp và nhân viên làm việc từ xa. Tính năng này trước đây chỉ có trong phiên bản G Suite Enterprise. Các tính năng nổi trội bao gồm: mỗi cuộc họp lên đến 250 người tham gia; Phát trực tiếp (livestream) đến 100.000 người xem; Ghi lại buổi họp và lưu vào Google Drive.

Cần lưu ý rằng, các tính năng này được Google mở đến ngày 1/7/2020, sau đó sẽ trở lại phiên bản doanh nghiệp sử dụng trước đó. Các doanh nghiệp đang dùng G Suite cần vào Admin Console và bật tính năng này lên để sử dụng.

Sponsored Stories

Data Station #11 – Tương lai tài chính số Đông Nam Á

Không chỉ đơn thuần chia sẻ những báo cáo hữu ích, Data Station là loạt bài phỏng vấn đào sâu vào các kết quả nghiên cứu, dưới góc nhìn của người trong cuộc, nhằm đưa ra những quan điểm sâu sắc và đề xuất có tính ứng dụng cao cho kế hoạch marketing sắp tới của bạn.

Giải mã Gen Z – Người bản địa số

Gen Z thực sự là "True Gen – Thế hệ đích thực" với các đặc tính: theo đuổi lý tưởng của mình, thích đối đầu hơn và ít mở lòng, chấp nhận nhiều quan điểm khác nhau. Cùng tìm hiểu quan điểm của Gen Z tác động đến các thế hệ khác trong tiêu dùng nói chung.

Mobile không còn là kênh tiếp thị ưu tiên mà bắt buộc để “sống còn”

Covid-19 khiến Nike đã đóng cửa hơn 5.000 trong số khoảng 7.000 cửa hàng tại Trung Quốc nhưng Nike vẫn tăng trưởng hơn 30% doanh số bán hàng trực tuyến tại Trung Quốc lớn hơn so với cùng kỳ năm ngoái. Họ đã làm điều đó như thế nào?

Lợi Lưu và niềm tin vào Blockchain với Kyber Network

|Magazine | The Technology Issue

Lợi Lưu và niềm tin vào Blockchain với Kyber Network

Điều gì giúp Kyber Network trở thành một trong những thương vụ gọi vốn ICO lớn nhất trong lịch sử startup tại Việt Nam và ngang hàng với 10 công ty khởi nghiệp hàng đầu thế giới về số tiền được huy động năm 2017? Cùng tìm hiểu câu chuyện khởi nghiệp của nhà sáng lập trẻ danh tiếng Lợi Lưu.

“Cơn sốt” livestream có thể bán được mọi thứ đến Og Mandino cũng không ngờ

|News

“Cơn sốt” livestream có thể bán được mọi thứ đến Og Mandino cũng không ngờ

Og Mandino, tác giả cuốn sách nổi tiếng "Người bán hàng vĩ đại nhất thế giới" cũng không ngờ rằng "nữ hoàng livestream" Huang Wei có thể chốt deal gói phóng tên lửa trị giá 5,6 triệu USD chỉ vài phút… nhờ livestream.

Chuyện của Quang Đăng – Từ trường kinh doanh đến chàng vũ công “gây sốt”

|Magazine | The Entertainment Issue

Chuyện của Quang Đăng – Từ trường kinh doanh đến chàng vũ công “gây sốt”

Quang Đăng, chàng vũ công thu hút truyền thông thế giới mùa Covid với sáng tác "Vũ điệu rửa tay" "gây sốt" đang từng bước viết nên câu chuyện cuộc đời mình qua những thành công ấn tượng trong lĩnh vực nghệ thuật nhảy múa hiện đại.

Nữ nhiếp ảnh gia 8X và ước mơ “được chụp ảnh càng lâu càng tốt”

|Magazine | The Entertainment Issue

Nữ nhiếp ảnh gia 8X và ước mơ “được chụp ảnh càng lâu càng tốt”

Khi nhìn vào những bức ảnh chân dung được chụp bởi nhiếp ảnh gia Dy Duyên, chúng ta như đang cảm nhận nội tâm của nhân vật qua lăng kính nội tâm của chính ta. Đây có phải là đỉnh cao của nghệ thuật phơi sáng: làm cho người xem cảm nhận mình đang sống trong từng khung hình?

Điều gì khiến anh nông dân này vẫn bán được sầu riêng với giá 200.000 VNĐ/kg xuyên suốt mùa dịch?

|Doanh nhân

Điều gì khiến anh nông dân này vẫn bán được sầu riêng với giá 200.000 VNĐ/kg xuyên suốt mùa dịch?

Covid-19 khiến các cửa hàng sầu riêng chín tự nhiên 9 Phẻ đang trên đà phát triển phải khựng lại và bị thu hẹp dần. Nhưng sức sống của một thương hiệu Nông sản Việt từ tầm nhìn của CEO Hà Duy Trung vẫn mãnh liệt hơn bao giờ hết.

Sunday Brunch E2: “Croissant cua lột” giòn tan béo ngậy cho ngày cuối tuần rộn rã

|Ẩm thực

Sunday Brunch E2: “Croissant cua lột” giòn tan béo ngậy cho ngày cuối tuần rộn rã

Cuối tuần này, cùng vào bếp trổ tài chế biến món “Croissant cua lột” ngon như tiêu chuẩn nhà hàng hạng sang chỉ với vài ‘bí kíp’ có sẵn từ công thức của chuyên gia. Brunch tại nhà với Croissant cua lột, gồm bánh Croissant với trái bơ cắt lát, trứng khuấy, cua lột chiên giòn và sốt trứng.

Sắp chia tay thương hiệu GoViet

|News

Sắp chia tay thương hiệu GoViet

Sau gần 2 năm tham chiến thị trường gọi xe, thương hiệu GoViet và màu áo đồng phục đỏ của tài xế chuẩn bị biến mất, thay bằng cái tên mới là Gojek Việt Nam.

CEO Kyber Network Lợi Lưu: “Blockchain là cơ hội bứt phá về công nghệ cho người Việt”

|Công nghệ

CEO Kyber Network Lợi Lưu: “Blockchain là cơ hội bứt phá về công nghệ cho người Việt”

Blockchain có thể được xem là giải pháp có khả năng xử lý nhiều vấn đề bất cập về kinh tế xã hội, nhất là sau khi Covid-19 xảy đến. Và công nghệ Blockchain cũng được tiến sĩ trẻ Lợi Lưu, Giám đốc điều hành Kyber Network dự đoán sẽ phát triển mạnh hơn nữa trong tương lai.